ePatrol
Documentazione

Guida completa a ePatrol

Tutto quello che devi sapere per usare la dashboard web e l'app mobile — sezione per sezione.

Dashboard e primi passi

La dashboard è il punto di partenza: mostra a colpo d'occhio lo stato dei presidi, delle ronde in corso, delle segnalazioni aperte e delle scadenze documentali.

Come si fa
  1. 1Accedi con le credenziali ricevute via email al primo onboarding.
  2. 2Dalla home imposta il presidio attivo dal selettore in alto a destra.
  3. 3Usa il menu laterale per accedere a Ronde, Monitoraggio, Presenze, Manutentori, Documenti e Report.
  4. 4Il badge «NC» mostra in tempo reale le segnalazioni ancora da gestire.

L'header contiene la selezione rapida del presidio: se gestisci più strutture puoi cambiarle senza uscire dalla pagina corrente.

Torna su

Commesse e presidi

Una commessa rappresenta un contratto di vigilanza/ronda. Ogni commessa può contenere uno o più presidi (edifici, reparti, sedi).

Come si fa
  1. 1Vai su Gestione → Commesse e clicca «Nuova commessa».
  2. 2Inserisci ragione sociale cliente, referente, data inizio e fine.
  3. 3Aggiungi uno o più presidi associati con indirizzo e coordinate GPS.
  4. 4Puoi archiviare una commessa chiusa: non viene eliminata, resta consultabile nello storico e viene esclusa dalla fatturazione dal mese successivo.

L'archiviazione sostituisce la cancellazione: preserva i dati storici per audit e conformità.

Un presidio attivo genera una licenza mensile secondo la regola di fatturazione (vedi pagina Prezzi).

Torna su

Aree e zone

Ogni presidio è strutturato in aree (piani, padiglioni, edifici) e zone (reparti, stanze, locali tecnici). Questa gerarchia è la base per ronde, segnalazioni e manutenzioni.

Come si fa
  1. 1Apri il presidio → scheda Aree → crea una nuova area con nome e descrizione.
  2. 2All'interno di ogni area definisci le zone: stanze, corridoi, punti critici.
  3. 3Associa a ogni zona uno o più checkpoint NFC per la ronda.

Puoi esportare la struttura aree/zone come CSV dal menu contestuale.

Archiviando un'area si archiviano anche le zone figlie; l'operazione è reversibile dall'admin.

Torna su

Checkpoint NFC

I checkpoint sono tag NFC fisici installati sui punti della ronda. Ogni tag ha un UID univoco associato a una zona specifica.

Come si fa
  1. 1Vai su Checkpoint → «Nuovo checkpoint», seleziona la zona di appartenenza.
  2. 2Con l'app mobile scansiona il tag fisico per registrare l'UID.
  3. 3Imposta coordinate GPS, foto del punto e descrizione.
  4. 4Il checkpoint è attivabile/disattivabile: quando disattivato non viene richiesto dalla ronda.

Ogni checkpoint può essere riassegnato a una zona diversa senza perdere lo storico delle scansioni.

La posizione GPS permette di verificare che la scansione sia stata effettuata sul posto.

Torna su

Ronde programmate

Una ronda è una sequenza programmata di checkpoint da visitare. Le ronde possono essere fisse (stesso percorso ogni volta) o randomiche (ordine imprevedibile).

Come si fa
  1. 1Ronde → «Nuova ronda»: scegli presidio, operatore, orario e giorni della settimana.
  2. 2Seleziona i checkpoint da includere e l'ordine (fisso o casuale).
  3. 3Imposta la tolleranza temporale (es. ±15 min dall'orario previsto).
  4. 4Al termine di ogni ronda ricevi un report automatico con stato, tempi e eventuali segnalazioni.

Le ronde randomiche aumentano l'efficacia della vigilanza perché evitano percorsi prevedibili.

Dal report puoi ripercorrere la timeline su mappa con i timestamp di ogni tag.

Torna su

Monitoraggio segnalazioni (NC)

Le non conformità (NC) sono segnalazioni aperte dagli operatori durante la ronda: guasti, anomalie, richieste di intervento. Il modulo Monitoraggio le gestisce con un workflow a stati.

Come si fa
  1. 1Apri Monitoraggio → vedrai tutte le NC filtrabili per presidio, stato, priorità, tipologia.
  2. 2Clicca una segnalazione per vedere foto, posizione, operatore e checkpoint di origine.
  3. 3Cambia lo stato: Aperta → In lavorazione → Risolta → Chiusa.
  4. 4Puoi riassegnare il checkpoint errato, aggiungere note interne, allegare foto dell'intervento.
  5. 5Esporta l'elenco filtrato in CSV per report periodici.

Il cambio di checkpoint corregge segnalazioni registrate per errore in una zona sbagliata.

Le NC critiche generano notifica email immediata ai responsabili.

Torna su

Presenze operatori

Il modulo Presenze registra check-in e check-out degli operatori per il calcolo ore e la fatturazione al cliente.

Come si fa
  1. 1Presenze → visualizzi il foglio presenze del mese con ore totali per operatore.
  2. 2Il check-in avviene via badge NFC dedicato (o dall'app mobile, se abilitato).
  3. 3Ogni sessione registra inizio, fine, durata e presidio di riferimento.
  4. 4Esporta il report mensile in CSV o PDF per il cliente.

Puoi correggere manualmente una timbratura mancata dall'admin, con tracciamento della modifica.

La somma ore è il dato usato per la fatturazione ore a consuntivo.

Torna su

Portale manutentori

Il portale manutentori è una sezione separata dove i manutentori ricevono, accettano e rendicontano gli interventi generati dalle NC.

Come si fa
  1. 1L'admin crea un intervento partendo da una NC o da un'azione programmata.
  2. 2Il manutentore riceve notifica email, accede al portale con credenziali dedicate.
  3. 3Può accettare, rifiutare o richiedere chiarimenti.
  4. 4Al termine compila il rapporto: lavori svolti, materiali, foto prima/dopo, firma digitale del committente.

Il manutentore vede solo i propri interventi e il proprio storico, non l'intero presidio.

Il rapporto firmato diventa un PDF archiviabile nei documenti del presidio.

Torna su

Documenti

L'archivio documenti centralizza per ogni presidio i PDF e gli allegati: CPI, planimetrie, certificazioni antincendio, DVR, manuali.

Come si fa
  1. 1Documenti → carica file PDF/JPG/PNG in una categoria (es. Antincendio, Sicurezza, Impianti).
  2. 2Per ogni documento imposta data emissione, scadenza, validità.
  3. 3Il sistema ti avvisa via email 30/15/7 giorni prima della scadenza.
  4. 4Ogni documento è condivisibile via link temporaneo con ispettori o consulenti esterni.

Usa le categorie per mantenere ordine: Antincendio, Elettrico, Gas, Ascensori, Certificazioni.

Lo storico versioni conserva le revisioni precedenti.

Torna su

Report e export

Ogni modulo (ronde, NC, presenze, manutenzioni) offre export in CSV, XLSX e PDF con filtri per periodo, presidio, operatore.

Come si fa
  1. 1Dalla pagina del modulo applica i filtri desiderati.
  2. 2Clicca «Esporta» e scegli formato.
  3. 3Il file viene generato server-side e scaricato automaticamente.
  4. 4Per report ricorrenti puoi programmare invio email mensile.

I CSV sono ottimizzati per Excel italiano (separatore `;`, encoding UTF-8 BOM).

I PDF includono intestazione con logo cliente e firma digitale ePatrol.

Torna su

Utenti e ruoli

ePatrol gestisce quattro ruoli principali, ciascuno con permessi dedicati.

Come si fa
  1. 1Operatore: esegue ronde, apre NC, timbra presenze. Accesso solo all'app mobile.
  2. 2Responsabile commessa: gestisce operatori, ronde, NC di uno o più presidi.
  3. 3Admin: ha accesso a tutti i presidi, utenti, fatturazione, configurazioni.
  4. 4Manutentore: vede solo i propri interventi assegnati.

Dalla sezione Utenti puoi creare, disattivare e resettare password.

Tutti i ruoli condividono la stessa licenza utente (prezzo unico).

Torna su

Fatturazione e licenze

Il canone ePatrol è calcolato mensilmente sulla base dei presidi e degli utenti attivi. La regola di calcolo è sempre trasparente.

Come si fa
  1. 1Un presidio o un utente registrato il 18 del mese entra in fatturazione dal 1° del mese successivo.
  2. 2Un presidio o un utente archiviato il 18 del mese viene fatturato fino al 31 dello stesso mese.
  3. 3Totale mese = (presidi attivi × prezzo presidio) + (utenti attivi × prezzo utente).
  4. 4L'area Sysadmin mostra riepiloghi mensili, proiezioni annuali, storico licenze.

L'archiviazione è reversibile: se riattivi un presidio torna in fatturazione dal mese successivo alla riattivazione.

Le fatture vengono generate automaticamente il 1° di ogni mese.

Torna su